Zoektocht naar Circulair Administreren -4-

Dit is het vierde bericht in de Zoektocht naar circulair administreren.
Een fundamentele zoektocht naar een heldere en bij circulariteit passende boekhoudkundige verwerking is nodig. Tweuus probeert aan deze zoektocht bij te dragen.

In deze bijdrage komt aan de orde de mogelijke oplossingen om het circulaire karakter beter te tonen in de administratie.

Ter herinnering: de focus is op de verwerking van immateriële en materiële vaste activa en vlottende activa.

Uitkomsten van deze analyse:

Maak per bedrijf gebruik van één rentematrix en varieer in de tijd (liefst niet meer dan 1x per (half)jaar door middel van vaste rente-op- of afslag.
Houd het simpel: blijf lineair afschrijven gebruiken als je dat al deed.
Maak gebruik van een eerste (initiële of drempel-) afschrijving; in jaar van toepassen kun je eventueel kiezen het betreffende bedrag over de resterende periode (maanden) van dat jaar te verdelen.
Een actief gaat langer mee dan vroeger en deel daarom de werkbare tijd (tenderend naar technische levensduur) in perioden in met eigen afschrijvingspercentages als reflectie van tweede, of later leven van het actief.
Houd rekening met een realistische restwaarde en corrigeer eventueel (‘over time’ of ‘one-off’) voor tussentijdse upgrades (refurbishments).
Registreer een actief niet als één bonk machine, maar splits naar onderliggende grote groepen (hardware / software als voorbeeld).

De stapsgewijze benadering die wordt gevolgd is:

– keuze op welke elementen van de balans we ons concentreren (bericht 2);
– wat zijn de karakteristieken van deze balanselementen ( bericht 3);
– komt het concept van circulariteit voldoende tot uitdrukking (deels in bericht 3);
– wat zijn de (voorkeurs-) oplossingen -voor zover nodig- om het circulaire karakter beter te tonen in de administratie (dit en het volgende bericht(en)).

De uitwerking van de oplossingen doen we stapsgewijs in volgende bijdragen.

Daarnaast kijken we naar een realistisch tijdpad voor zover veranderingen aan de orde (zouden moeten) zijn.

Het einddoel is het ontwikkelen van de road trip naar een road map.

Op basis van de bovenstaande uitkomsten heeft Tweuus voor lease transacties een model voor circulair gebruik uitgewerkt, waarin al de genoemde variabelen kunnen worden opgenomen.

En Tweuus kennende: niet verrassend is, dat er naast een lineaire variant ook een annuïtaire variant óf een alternatieve annuïtaire variant is, te gebruiken door lessors of lessees.

Integratie met het administratiepakket TWELAS wordt verder uitgewerkt in Q3 2024.

Bovendien is als spin-off een verbeterd model van scenario-analyse ontstaan.

Voorbeelden van enkele variabelen en de spin-off mogelijkheden zijn hieronder nader toegelicht.

Voorbeelden op basis van een totaalwaarde van € 100.000

De lengte van de perioden en daarmee de verdeling van de afschrijvingen, naast de eventuele keuze voor een drempelafschrijving en de resterende restwaarde, kan worden aangepast per transactie.

Het model kent 5 perioden met afschrijvingen, naast een eventueel restwaardebedrag.

Spin-off: In plaats van opeenvolgende perioden, kan het model ook worden toegepast voor een vergelijking van uitkomsten, doordat voor iedere periode een eigen weging kan worden gehanteerd.

De zelfde totale actiefwaarde als in het vorige voorbeeld kan in dit model ook uit maximaal 5 verschillende componenten van het actief bestaan.

Iedere component kan een eigen looptijd hebben, uiteraard met daarbij behorende rente-percentage, en daarnaast toch een eigen weging per periode per component.

Ook kan -al dan niet geïndexeerd- een bedrag voor onderhoud of herstel (refurbishment) per periode worden ingesteld; idem voor terughalen of terugwinnen (recovery).

Van de bedoelde bedragen kan worden aangegeven of ze in de berekening moeten worden meegenomen en indien dat het geval is, met spreiding over de looptijd of als éénmalig bedrag.

Spin-off: In plaats van in ‘componenten’ kan ook gedacht worden in ’transacties’, die onderling met elkaar te vergelijken zijn. Te onderscheiden naar looptijd, rente-effect, wel-geen restwaarde, etc.

Een andere spin-off is dat een lessor / verhuurder in staat om een ‘actief’ te bewaken gedurende de levensduur ervan, terwijl het wordt geleased / verhuurd aan opeenvolgende huurders. Deze variant biedt lessors, maar bijvoorbeeld ook producenten met een eigen lease portefeuille, de gelegenheid de pricing (en netto marge) van hun actief over de hele technische levensduur ‘in control’ te hebben.

Roadtrip to Circularity Accounting -4-

This is the fourth post in the Roadtrip to Circularity Accounting.

A fundamental search for accounting that is clear and appropriate to circularity is needed. Tweuus tries to contribute to this quest.

This post addresses the possible solutions to better show circularity in accounting.

As a reminder, the focus is on accounting for intangible and tangible fixed assets and current assets.

Outcomes of this analysis:

Use one interest matrix per company and vary over time (preferably not more than 1x per (half) year by fixed interest up or down.
Keep it simple: continue to use straight-line depreciation if you already did.
Use an initial (initial or threshold) depreciation; in year of application, you may choose to distribute the relevant amount over the remaining period (months) of that year.
An asset lasts longer than before and therefore divide the workable time (tending to technical life) into periods with its own depreciation rates reflecting second, or later life of the asset.
Consider a realistic residual value and correct (“over time” or “one-off”) for interim upgrades (refurbishments) if necessary.
Do not record an asset as one chunk of machinery, but split to underlying major groups (hardware/software as an example).

The step-by-step approach taken is:
– choosing which elements of the balance sheet we focus on ( message 2);
– what are the characteristics of these balance sheet elements ( message 3);
– is the concept of circularity adequately expressed (partly in message 3);
– what are the (preferred) solutions -as far as necessary- to better show the circularity in the administration (this and the next message(s)).

We elaborate the solutions step by step in subsequent contributions.

In addition, we look at a realistic time frame to the extent that changes are (should be) forthcoming.

The final goal is to develop the road trip into a road map.

Based on the above results, Tweuus has developed a model for lease transactions for circular use, in which all the variables mentioned above can be included.

And knowing Tweuus: not surprisingly, in addition to a linear variant, there is also an annuity variant or an alternative annuity variant to be used by lessors or lessees.

Integration with the administration package TWELAS is being worked out during Q3 2024.

Moreover, as a spin-off, an improved model of scenario analysis has emerged.

Examples of some of the variables and the spin-off capabilities are detailed below.

Examples based on total value of €100,000

The length of the periods and thus the distribution of depreciation, in addition to the possible choice of threshold depreciation and remaining residual value, can be adjusted per transaction.

The model has 5 periods of depreciation, in addition to any residual value amount.

Spin-off: Instead of consecutive periods, the model can also be applied for a comparison of outcomes by allowing for a separate weighting for each period.

In this model, the same total asset value as in the previous example can also consist of up to 5 different components of the asset.

Each component can have its own term, obviously with corresponding interest rate, and still have its own weighting per period per component.

Also -whether or not indexed- an amount for maintenance or refurbishment can be set per period; idem for recovery.

These amounts can be specified as to whether they should be included in the calculation and, if so, whether they should be spread over the period (over time) or as a one-time amount.

Spin-off: Instead of ‘components’ it is also possible to think in terms of ’transactions’, which are mutually comparable. Differentiated by maturity, interest effect, residual value, etc.

This last possibility enables a lessor company to monitor one ‘asset’ during its lifetime leased out to consecutive lessees.

Another spin-off is that a lessor/landlord is able to monitor an ‘asset’ over its lifetime while it is leased/rented to successive lessees/tenants. This variant offers lessors, but also, for example, manufacturers with their own lease portfolio, the opportunity to have the pricing (and net margin) of their asset ‘in control’ over its entire technical life.